Niezależnie od tego, czy w organizacjach biznesowych, takich jak firma przewozowa, czy w instytucjach edukacyjnych lub okręgach szkolnych, menedżerowie flot muszą codziennie nadzorować swoje floty samochodowe.
Zarządzanie flotą pojazdów obejmuje nadzorowanie, organizowanie, a także rejestrowanie wszystkich aspektów floty firmy.
Będąc menedżerem, być może będziesz musiał ustalać regularne harmonogramy konserwacji pojazdów, szukać prób oszczędnościowych, a nawet realizować efektywne plany szkolenia kierowców.
Złożoność w zarządzaniu operacjami floty zmusza wiele firm do zlecania zadań związanych z zarządzaniem flotą firmom, które świadczą usługi doświadczonych menedżerów flot.
Wyjątkowe zarządzanie flotą może zapewnić różnorodne korzyści, takie jak lepsza produktywność, mniejsze zużycie paliwa, zwiększona wydajność biznesowa, a nawet zadowoleni klienci, dostarczając towary i usługi na czas.
Oto 8 wskazówek, dzięki którym staniesz się skutecznym menedżerem floty
1. Kluczowy krok – posiadaj kompletny program zarządzania flotą
Dobrze wykonany plan zarządzania flotą pojazdów może w znacznym stopniu wpłynąć na wynik finansowy każdej firmy.
Tak dobrze zaplanowany program obejmuje śledzenie, ocenę i optymalizację każdego elementu floty, takiego jak zakup pojazdów, monitorowanie floty, zarządzanie kosztami, wyznaczanie i szkolenie kierowców, modyfikowanie zestawu zasad bezpieczeństwa, konfigurowanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI), przygotowanie zespół dla wszystkich sytuacji operacyjnych i uzasadniając związane z nimi ryzyko.
2. Prowadź odpowiednią ewidencję wszystkich danych
Prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla zarządzania pojazdami. Menedżer jest odpowiedzialny za znajomość wszystkich szczegółów, takich jak, jaki pojazd będzie obsługiwany przez którego kierowcę, w jakim czasie.
Upewnij się, że posiadasz dziennik, który będzie podpisywany codziennie przez kierowców. Powinien on zawierać takie szczegóły, jak imię i nazwisko kierowcy, data, liczba pojazdów, którymi jeżdżą oraz czas, kiedy zaczęli i wracali.
Menedżerowie powinni również przechowywać fizyczne i cyfrowe rejestry –
- stan pojazdu, który pomaga poznać wszystkie usterki mechaniczne
- przebieg przed i po zmianie oraz przeprowadzaj regularną konserwację
- stan opon i ciśnienie
- szczegółowa historia konserwacji, taka jak data ostatniej wymiany oleju dla wszystkich pojazdów floty
- typowe trasy, którymi przejeżdżają pojazdy i
- alternatywne trasy, na których można uniknąć dużych wzorców ruchu
Dzięki zapisom cyfrowym łatwo jest znaleźć raport znacznie szybciej niż przeszukiwanie stosu papierów.
3. Korzystaj z zaawansowanego oprogramowania do zarządzania flotą
Dzięki systemowi zarządzania flotą menedżerowie mogą szybko i łatwo śledzić i konserwować swoją flotę.
Obecnie dostępne są zarówno stacjonarne, jak i mobilne aplikacje do zarządzania flotą, które umożliwiają zarządzanie wszystkimi rodzajami transportu.
Takie oprogramowanie pomaga przejąć pełną kontrolę nad prawie każdym aspektem działalności floty. Oprócz zgodności z wymogami prawnymi, takie aplikacje mogą obniżyć koszty operacyjne, poprawić widoczność floty i zarządzanie paliwem oraz zwiększyć rentowność i zadowolenie kierowców.
Firmy dostarczają platformy automatyzacji transportu, które pomagają przekształcić bieżące procedury operacyjne floty w znacznie łatwiejsze, które mogą zwiększyć zaangażowanie i stworzyć lepsze, bezpieczne doświadczenie dla wszystkich udziałowców.
Dzięki tego typu oprogramowaniu menedżerowie mogą również korzystać z funkcji, takich jak alerty w czasie rzeczywistym, plany optymalizacji tras, planowanie dostaw na czas i nie tylko. Wybierz taki, który może bezbłędnie zintegrować się z Twoimi systemami.
Automatyczne zarządzanie flotą pomaga również przydzielać zadania agentom jeden po drugim na podstawie najbliższej lokalizacji lub zostanie przydzielone na podstawie kolejności zgłoszeń. Istnieją również opcje podawania partii.
4. Zatrudnij wykwalifikowanych kierowców
Zatrudniając pracowników floty należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Należy uzyskać akredytowane karty medyczne, aby zaświadczyć, że kandydat jest zdolny do kierowania pojazdami użytkowymi.
Kierowca musi mieć –
- ważne prawo jazdy z odpowiednimi wymaganiami klasowymi
- fizyczny i psychiczny potencjał do bezpiecznej obsługi pojazdów
- prawo jazdy do kierowania pojazdami ciężarowymi
- doświadczenie w tej dziedzinie i historia stałego zatrudnienia
- przeszedł certyfikowane badanie przesiewowe dotyczące narkotyków i alkoholu przed zatrudnieniem
- wysoki przebieg przejechanych kilometrów
Doświadczenie wymagane od kierowcy może się różnić w zależności od firmy. Jeśli nie mają takiego doświadczenia, weź pod uwagę okres, w którym posiadali licencję.
Poproś również o referencje od poprzednich pracodawców, które pomogą dowiedzieć się o poziomie umiejętności kandydata, zachowaniu na stanowisku pracy i możliwościach w tej dziedzinie.
5. Zaoferuj dodatkowe szkolenie dla kierowców
Nawet jeśli kierowcy dołączający do Twojego zespołu mają wystarczające doświadczenie i przeszkolenie, zapewniając dodatkowe szkolenie z instrukcją jazdy po różnych typach dróg, pomogą niebezpieczeństwa nieostrożnej i słabej jazdy oraz szkolenie z pierwszej pomocy.
Powinieneś również ustalić lepsze zasady kontroli bezpieczeństwa dla wszystkich kierowców i przeszkolić ich w zakresie zasad bezpiecznej jazdy, aby zmniejszyć ryzyko wypadków drogowych z pojazdami floty.
Dzięki skutecznym programom szkoleniowym w zakresie bezpieczeństwa organizacje mogą zmniejszyć liczbę wypadków, obniżyć koszty naprawy pojazdów i zmniejszyć problemy prawne.
Upewnij się, że przekazałeś swoim kierowcom wytyczne dotyczące znaczenia zapinania pasów bezpieczeństwa i doradzisz im, co należy zrobić w przypadku awarii pojazdu, wypadku drogowego lub wypadku.
Należy również wdrożyć zasady bezpieczeństwa dotyczące całej floty i zobowiązać wszystkich pracowników do ich przestrzegania. Poinformuj ich o konsekwencjach, które mogą wystąpić w wyniku rozproszonej jazdy i korzystania z urządzeń mobilnych podczas prowadzenia pojazdu.
Poproś ich również o podpisanie tego dokumentu dotyczącego zasad bezpieczeństwa, aby upewnić się, że rozumieją te zasady.
Regularne programy szkoleniowe pomagają również kierowcom być na bieżąco z trendami w branży transportowej oraz wszelkimi zmianami w przepisach i standardach firmy.
Mniej doświadczony personel musi również przejść szkolenie drogowe i terenowe w czasie rzeczywistym przy wsparciu doświadczonego personelu.
6. Dbaj też o pojazdy
Podczas szkolenia i opieki nad personelem pamiętaj, że Twój pojazd flotowy również wymaga opieki. Rozważ wprowadzenie zasad bezpieczeństwa dla poszczególnych pojazdów, aby chronić pojazdy przed wszelkimi uszkodzeniami lub wypadkami.
Pomocne może być opracowanie szerokich harmonogramów konserwacji i ocen dla każdego pojazdu flotowego, które pomogą firmom zarządzać ryzykiem związanym z operacjami floty, zagwarantować bezpieczeństwo i zmniejszyć wydatki na naprawy.
Pamiętaj również, aby regularnie aktualizować i dokumentować te wytyczne. Program konserwacji floty może mieć charakter prewencyjny, rutynowy lub nawet awaryjny.
Podczas gdy konserwacja prewencyjna koncentruje się na utrzymaniu ogólnego stanu pojazdu, konserwacja rutynowa jest wykonywana regularnie dla każdego typu pojazdu.
Jednocześnie konserwacja awaryjna jest nieplanowana. Dzięki doskonałej polityce konserwacji zapobiegawczej i rutynowej Twoja firma może uniknąć poważnych problemów związanych z konserwacją awaryjną, które mogą wystąpić.
7. Użyj oprogramowania GPS do śledzenia floty
Zaawansowane systemy śledzenia floty, które wykorzystują globalne systemy pozycjonowania (GPS) są obecnie szeroko dostępne do śledzenia dokładnej lokalizacji każdego pojazdu. Zainstalowanie modułu śledzącego GPS dla ciężarówek i innych pojazdów pomaga w lepszym zarządzaniu flotami przy znacznie niższych kosztach operacyjnych.
Dzięki śledzeniu ciężarówek i kierowców w czasie rzeczywistym kierowcy nie muszą dzwonić do Ciebie, aby zaktualizować lokalizację lub wykonane zadania. Możesz je również poprawić w przypadku, gdy jadą niewłaściwą trasą. Menedżerowie mogą sprawdzić wzorce jazdy, a jeśli brakuje pojazdu lub ktoś go ukradł, można zauważyć lokalizację.
8. Zapoznaj się z polisami ubezpieczeniowymi floty
Dzięki odpowiedniej polisie ubezpieczeniowej floty wszystkie pojazdy mogą zostać objęte ubezpieczeniem. Upewnij się, że znajdziesz odpowiednią ochronę w najbardziej przystępnej cenie dla swojej floty.
Rozmowa z doświadczonymi osobami w branży pomaga zrozumieć Twoje potrzeby ubezpieczeniowe i dostawców ubezpieczeń w branży.
Każdego roku będą wprowadzane zmiany i aktualizacje większości polis ubezpieczeniowych. Rozważ coroczny przegląd, aby ocenić, czy Twoja obecna polisa spełnia zmieniające się potrzeby ubezpieczeniowe firmy.
Przeglądy te mogą również pomóc menedżerom w ocenie szkód i określeniu idealnych kroków w celu zminimalizowania kosztów ubezpieczenia w przyszłości.
Musisz mieć jasne wyobrażenie o zmianach, które mogą wystąpić w Twojej polisie ubezpieczeniowej, jeśli dodasz więcej pojazdów lub kierowców do swojej floty.
Sprawdź również, czy Twój ubezpieczyciel oferuje jakieś rabaty, jeśli wdrażasz oprogramowanie do zarządzania flotą lub zapewniasz lepsze środki bezpieczeństwa lub organizujesz ukierunkowane programy szkoleniowe.
Mając tę wiedzę, możesz rozważyć dodanie tych funkcji do swojej floty, a tym samym skorzystać z oferowanych rabatów.
Pamiętaj, że jeśli posiadasz flotę samochodów używanych, którą chcesz wymienić na nowszą, możesz sprzedać ją naszej firmie. Wystarczy, że skontaktujesz się z naszym skupem aut Warszawa.
